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정보 사일로 현상, 어떻게 해결할 수 있을까요?

‘사일로’라는 말을 들어보신 적 있나요? 사일로 현상은 업무 효율성과 조직 구성원 간의 시너지를 떨어뜨리는 경영 상황에서의 커뮤니케이션 문제를 말해요. 재고 관리와 같이 데이터가 중요한 업계에서는 특히 정보 사일로 현상으로 인한 고민을 떠안고 있는 기업이 많아요. 정보 사일로 현상은 무엇이며, 어떻게 해결할 수 있을까요?

협업의 난제, 정보 사일로 현상

사일로(Silo)는 본래 농업을 위해 곡식이나 작물 등을 모아놓는 용도의 저장고를 뜻하는 단어예요. 높은 벽으로 둘러싸인 저장고의 모습이 마치 타 부서보다 좋은 성과를 내기 위해서 수집한 정보를 공유하지 않는 모습과 같다고 해서 정보 사일로 현상이라는 말이 생겨났죠.

그런데 최근에는 사일로가 형성되는 이유가 더 다양해졌어요. 부서 간의 이기주의로 인해 일부러 정보를 공유하지 않는 경우도 있지만, 의도치 않게 정보의 흐름이 막히기도 하죠. 부서뿐만 아니라 개인 간에도 정보가 제대로 공유되지 않을 때가 많아졌어요.

그 이유는 무엇일까요? 이러한 문제는 주로 부서별, 개인별로 생성한 정보를 공유할 마땅한 플랫폼이 부재하기 때문에 발생해요. 또 어떤 사람은 엑셀 파일에 정보를 정리하고, 또 다른 사람은 노션을 활용해 정보를 정리하는 등 정보를 관리하는 방식이 부서마다, 개인마다 달라서 생기는 문제이기도 하고요. 잘 정리된 정보는 기업의 의사결정에 큰 도움을 주지만, 이렇게 파편화된 정보는 제 역할을 충분히 수행하지 못해요.

재고 관리 상황을 예로 들어 사일로가 유발하는 문제들을 좀 더 자세히 알아볼게요. 재고 관리를 담당하는 직원들이 각자 독립적으로 재고 정보를 수집한다고 상상해 보세요! 출고 담당자는 이미 제품을 출고했는데, 입고 담당자는 이 정보를 알지 못해 재고 정합성이 저하되는 경우가 비일비재할 거예요. 이러한 상황은 고객에게 잘못된 정보를 전달하여 만족도를 떨어뜨리는 원인이 되기도 해요. 고객에게 정확한 정보를 전달하기 위해 여러 명의 직원이 재고를 중복해 검토하는 일이 잦아질 테고, 이로 인해 의사결정 과정은 점점 느려지겠죠. 그럼, 재고 관리 전략의 핵심 중 하나인 수요 예측과 대응은 거의 불가능한 일이 되어버려요.

게다가 정보는 시스템에 종속되는 특성이 있어서 그 구조를 바꾸기가 어려워요. 그런데 정보를 독립적으로 관리하면 정보를 정리하는 시스템, 즉 방식이 제각기 다를 수밖에 없어요. 정보를 한 번 공유할 때마다 시간을 들여 부서별 시스템에 맞게 정보를 정리하는 불필요한 작업이 뒤따르는 거예요. 정보는 계속해서 쌓이므로 정보를 공유하는 일은 시간이 지날수록 더 힘들어지죠.

반면, 투명한 정보 공유는 조직 내부에 여러 이점을 가져와요. 조직 구성원들은 정보를 종합적으로 이해할 수 있어 통찰력이 높아지고, 중복된 작업을 수행하는 일이 적어지죠. 의사결정의 속도가 빨라지면서 급변하는 환경에도 더 수월하게 대응할 수 있어요. 조직 전체의 협업 능력이 강화되면서 업무를 수행하는 직원들의 만족도도 높아진답니다. 실제로 생산성 플랫폼 슬랙(Slack)의 조사에 따르면, 87%의 직장인이 다음 직장이 투명한 조직이기를 바란다고 답했다고 해요.

정보 사일로를 없애는 3가지 방법

정보 사일로를 없애는 것은 조직 전체의 성과를 높이는 전략이에요. 아래에 소개해 드리는 3가지 방법을 통해 정보 사일로를 해소하고, 원활한 커뮤니케이션이 이뤄지는 협업 환경을 만들어보세요!

조직 문화 개선하기

투명성을 장려하지 않는 환경에서 정보 사일로의 해결 방안을 모색할 수는 없어요. 비즈니스 리더가 적극적으로 열린 소통과 협업을 권하고, 이를 조직 문화로 구축하고자 노력해야 하죠. 시작부터 모든 정보의 공유를 강요하는 것은 바람직한 방법이 아니에요. 직원들이 부담을 느끼지 않도록 업무 외 정보부터 차근차근 공유할 수 있는 환경을 만들어주세요. 이를테면 부서별로 어떤 팀원들이 일하고 있는지, 어떤 일을 하는 부서인지 소개하는 자리를 갖는 것처럼 말이에요. 팀 간 협업을 촉진할 수 있는 프로젝트 등의 활동을 통해 정보 공유가 활발히 이뤄지는 조직 문화의 발판을 마련하는 것도 좋아요.

적절한 협업 시스템 도입하기

때로는 적절한 협업 시스템이 조직 문화를 뒷받침하는 핵심이 될 수 있어요. 만약 엑셀 프로그램을 이용해서 재고 관리를 실천하고 있다면, 아무리 투명한 조직 문화를 강조하더라도 사일로 현상이 발생할 수밖에 없죠. 파일을 소유하고 있는 사람 외에는 업데이트된 정보를 빠르게 확인할 수 없으니까요. 따라서 부서 간이나 개인 간에 정보를 원활하게 공유할 수 있는 협업 시스템을 도입해 사일로를 제거하는 것이 중요합니다. 실시간 데이터 공유가 가능한 박스히어로와 같은 재고 관리 솔루션도 일종의 협업 시스템이에요. 재고 정보의 투명한 공유는 조직 내뿐만 아니라 공급업체나 기타 이해관계자와의 의사결정 과정에서도 도움을 줄 수 있답니다.

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여기에서 공급업체나 기타 이해관계자와의 재고 정보 공유를 실천할 수 있는 재고 링크 기능에 관해 자세히 확인해 보세요!

재고 정보를 거래처나 직원에게 공유할 수 있는 박스히어로의 재고 링크 생성 화면.

정기적인 교육 실시하기

협업 시스템을 올바르게 활용하기 위해서는 교육이 필수적이에요. 박스히어로와 같이 특별한 교육 없이도 학습할 수 있는 간편한 시스템 환경에서도 정보를 정리하는 방식을 합의하는 과정은 꼭 필요하죠. ‘입출고는 모바일 기기를 이용해 바로 입력할 것’, ‘제품 속성은 대분류, 중분류까지만 나눌 것’ 등 기업의 운영 방식에 맞춰 규칙을 세우고, 직원들에게 정보를 효과적으로 공유하기 위한 지침을 안내하세요. 단순히 지식을 전달하기보다는 워크숍이나 시뮬레이션 등을 통해 직원들이 직접 참여하고 상호작용하며 경험을 습득하는 기회를 제공하는 것이 좋아요. 이를 통해 정보의 어떤 측면이 중요한지에 대한 이해도를 높여 더욱더 활발한 정보 공유를 끌어낼 수 있어요.